ТОМСК, 4 июн – РИА
Томск. Любая компания в процессе
развития стремится автоматизировать бизнес-процессы и минимизировать потерю
времени на рутинных операциях. Один из способов решения этой задачи – перевод
бумажного документооборота в электронный формат с помощью решений от 1С.
История клиента, выбравшего электронный документооборот (ЭДО), – в материале
РИА Томск.
Из истории "1С-Форус"
"1С-Форус"
– дистрибьютор Фирмы "1С" из Сибири. Компания обменивается
документами с партнерами и работает с транспортными компаниями по всей России.
Многие годы в фирме работали исключительно с печатными документами.
"Каждый
сотрудник еженедельно тратил около 4 часов на работу с документами. Объем
документооборота в месяц достигал 3500 документов, – рассказывает руководитель
направления 1С: Информационно-технологическое сопровождение (ИТС)
"1С-Форус" Роман Шестаков. – Такая работа была очень неудобной по
многим причинам".
Он вспоминает, что
документы терялись при перевозке, порой приходили в непригодном состоянии из-за
погодных условий и прочих обстоятельств – мокрые, грязные, мятые, рваные. В
таких случаях нужно было проводить сверку и заново готовить недостающий пакет.
Кроме того, бумажный
документооборот – это постоянные затраты на отправку документов. Если сроки
сжатые, то приходилось обеспечивать экспресс-доставку или привлекать курьеров.
Также необходимо было закупать огромное количество бумаги и обслуживать
принтеры.
Трудности при переходе – как решили
По словам Шестакова,
после перехода на ЭДО сотрудники тренировались на внутренних документах,
обменивались первичными и отгрузочными документами. Для каждого работника была
выпущена электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Со временем был наработан опыт и
понимание, как документы отражаются в учете, а также как их воспринимает
бухгалтерия и налоговая.
Однако используемая
в компании нетиповая конфигурация "1С:Управление торговлей (1С:УТ)" 10.3 поддерживала ЭДО версии 1.1 и не давала возможности обновиться, в то время как
у других уже стояла версия 1.7.
"Для нас ЭДО
работал не в полную силу. Мы понимали, что стоим на месте и не развиваемся. У
нас не было новых функций, механизмов, которые появлялись в более новых
версиях, – рассказывает Шестаков, – тогда мы начали искать пути решения".
Таким решением стала
конфигурация "1С:Клиент ЭДО". Специалисты вынесли ядро ЭДО из "1С:УТ" 10.3 в конфигурацию, так как она типовая и поддерживает все версии и
обновления.
"Клиент
ЭДО" взял на себя функции формирования, подписания, отправки и получения
электронных документов и тем самым снял нагрузку на внутреннюю библиотеку ЭДО
в УТ 10.3.
Какие задачи были решены с помощью перехода на ЭДО
По данным компании,
переход на ЭДО позволил решить ряд задач. Среди них – не только бесперебойный
обмен документами (так как 1С позволяет работать удаленно, и персоналу
не приходится постоянно выезжать в офис для обработки и отправки документов),
но и повышение качества работы. Так, если раньше сотрудники часами обрабатывали
документы, теперь формирование, отправка и подписание происходит в один клик.
Среди других плюсов –
сокращение юридических рисков. В фирме поясняют, что программа позволила забыть
о переживаниях по поводу подписей, теперь документы подписываются сразу.
Еще один плюс –
экономия на помещениях для архивов: благодаря ЭДО компании не приходится
выделять отдельные помещения для хранения бумаг, а также беспокоиться за их
безопасность, ведь все теперь хранится в электронном виде.
О переходе на электронный документооборот с разных сторон
Коммерческий
директор "1С-Форус" Бронислав Макаревич: "Мы
стараемся минимизировать трудозатраты на ежедневные операции. Электронный
документооборот повысил скорость обработки и передачи документов. Многие компании
сейчас используют ЭДО, и одним из требований к сотрудничеству является
электронная передача документов".
Руководитель направления
1С:ИТС Роман Шестаков: "Процент подписания
документов вырос, а сроки значительно сократились. Нам не приходится постоянно
звонить контрагентам с напоминаниями, для этого у нас есть автоматические
рассылки.
Если раньше каждый сотрудник
тратил время на контроль подписания документов, теперь мы назначили одного
администратора, который отслеживает статусы и отчеты и при необходимости
отправляет бумажные документы, если партнер не может воспользоваться ЭДО".
Бухгалтер Марина Труфанова:
"Бухгалтерия всегда в наибольшей степени заинтересована в
качественном и быстром документообороте, ведь от этого зависит работа с
контролирующими органами.
Мы снизили риск получения
штрафов за несвоевременную сдачу отчетности и уменьшили трудозатраты на
обработку документов. Так как документы быстрее оборачиваются и контрагенты
быстрее оплачивают счета – у нас снижается дебиторская задолженность и
сокращается кассовый разрыв".
Что в итоге?
Компания отмечает, что
преодолела трудности перехода и смогла ускорить работу с документами, снизить
трудозатраты на их обработку, а также минимизировать риски и издержки, которые
возникали при бумажном документообороте.
"Теперь помогаем и
другим компаниям найти своего надежного партнера 1С для перехода на новый
уровень! Если вы тоже думаете о переходе на ЭДО, команда "1С-Форус"
готова помочь в этом важном шаге", – говорят сотрудники.
Если вы хотите
внедрить в свой бизнес электронный документооборот с проверенным партнером 1С, то переходите на страницу, оставляйте заявку, и с вами свяжутся для обсуждения всех
деталей.
Реклама.
Рекламодатель ООО "1С-Форус". Идентификационный номер рекламы LjN8KcbQL