ТОМСК, 25 авг – РИА Томск. "Братский педагогический колледж", работающий в Иркутской области, с помощью программы "1С:Управление предприятием общепита" автоматизировал работу столовых в своих филиалах, благодаря чему процессы калькуляции и составления меню в них стали в 7 раз быстрее. Об опыте госучреждения – в материале РИА Томск.
О колледже
Государственное бюджетное образовательное учреждение "Братский педагогический колледж" работает с 1988 года и имеет два филиала на территории Иркутской области – в городах Братск и Тулун.
На территории учебного заведения в Братске располагаются столовая и буфет, которые обеспечивают питание студентов. Столовая позволяет единовременно принять до 120 человек. В Тулуне питание обеспечивает только буфет, так как там учится меньше студентов.
Особенности учета продуктов
Меню для всех объектов питания разрабатывает бухгалтер-калькулятор: рассчитывает состав и энергетическую ценность в соответствии с нормами, сезонностью продуктов, требованиями СанПиН и северным коэффициентом региона. Кроме того, бухгалтер отдельно составляет меню для льготных категорий студентов.
Во всех трех точках продается бутилированная вода, молочные продукты, соки – товары, подлежащие маркировке.
В общепите крайне важен точный учет продуктов, контроль сроков их годности и соблюдение требований к маркировке товаров. Это позволяет не только обеспечивать безопасность потребителей, но и оптимизировать затраты, минимизировать потери и ускорить обслуживание.
Зачем автоматизация столовой колледжа?
В 2024 году образовательное учреждение лишилось льготной поддержки в обеспечении питания студентов, так как сотрудники не могли корректно отражать НДС в учете и чеках.
Данные о продажах сотрудники собирали вручную: продавцы-кассиры пробивали чеки с помощью простых смарт-терминалов и каждый день передавали бумажные чеки бухгалтеру. Маркированные товары выводили партиями через личный кабинет "Честный Знак".
Кроме того, составление меню и калькуляция выполнялись в неподходящих для этого системах – "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и Excel, что усложняло работу и занимало много времени. Такая работа не позволяла вести производственный учет, а информацию об остатках продуктов и блюд также нужно было собирать вручную.
Тогда главной целью учреждения стала автоматизация учета в столовой и буфетах в разных городах, учитывая законодательные требования и специфику процессов.
Новые задачи
1. Реализовать продажу блюд и учет НДС в единой системе.
2. Ускорить процесс составления двух видов меню для трех точек питания.
3. Настроить обмен с "Честным Знаком" для автоматической передачи данных о продаже маркированных товаров.
4. Найти решение, в котором будет удобно работать сотрудникам образовательного учреждения в разных городах: бухгалтеру-калькулятору, оператору-кладовщику и кассирам.
Решение под запрос
Основной целью компании было подобрать систему учета, которая позволяла бы отражать НДС, имела настройки по работе с маркировкой и упрощала процесс учета и калькуляции учреждения.
Специалисты рассматривали несколько решений, среди которых были "1С:Общепит" и использование дополнительного сервиса с рецептурами FoodCOST.
Однако наиболее подходящей стала программа "1С:УНФ.Управление предприятием общепита", так как она включает в себя все необходимые функции для учета, складского управления, маркировки, а также имеет широкий функционал документооборота и расчета калькуляции.
"1С:Управление предприятием общепита" – это отраслевое решение для управления ресторанами, кейтеринговыми компаниями, цехами по производству кулинарной продукции, службами питания на предприятиях различного профиля.
Продукт разработан на основе типовой конфигурации "1С:Управление нашей фирмой" и включает в себя все ее возможности для управления бизнесом, а дополнительные отраслевые подсистемы позволяют полноценно реализовать автоматизацию всего комплекса задач для предприятий ресторанного бизнеса и общепита.
"1С:Управление предприятием общепита" обладает рядом уникальных возможностей. Это учет по срокам годности, меню-требование на выдачу продуктов питания и выпуск дополнительных блюд в рамках одной рецептуры. Его функционал упрощает процесс отслеживания остатков ингредиентов и позволяет повару быстро подобрать замену при нехватке, а также ставить некоторые позиции в стоп-лист в отдельных подразделениях.
Помимо выбора учетной системы специалисты определили план по обновлению товарно-кассового оборудования, переносу в базу сборника технологических нормативов, обучению сотрудников работе с новой программой и реализации доработок для льготной сферы – все, чтобы "Братский педагогический колледж" с легкостью начал работу в новом формате.
Внедрение
1. Настройка работы сотрудников в облаке
Одним из важных требований к системе стал доступ сотрудников из разных городов к одной базе. Для этого нужно было реализовать работу с применением облачных технологий. Специалисты 1С настроили виртуальный сервер и установили на нем программу 1С. Теперь в программе одновременно могут работать несколько человек: бухгалтер-калькулятор, оператор-кладовщик и кассиры.
Виртуальный сервер позволил снизить расходы на содержание собственной ИТ-инфраструктуры и распределить затраты на несколько лет за счет абонентской платы. Еще один плюс – удаленное подключение технических специалистов для настройки и поддержки.
В качестве операционной системы для виртуального сервера был выбран Linux, так как это надежное отечественное ПО, которое соответствует требованиям законодательства.
2. Настройка "1С:Управление предприятием общепита"
При настройке новой программы 1С специалисты перенесли используемую номенклатуру, предварительно очистив ее от дублей. Добавили в базу данные сборника технологических нормативов и рецептур блюд кулинарных изделий с возможностью изменения показателей.
Для каждого блюда были собраны технологические карты, которые позволяют производить автоматический расчет позиций меню, упрощая калькуляцию.
Теперь 1С позволяет рассчитывать меню на неделю вперед и каждое утро автоматически передавать актуальный список блюд кассирам на места. Учет НДС происходит в системе автоматически, а в конце отчетного периода бухгалтер может легко создать все необходимые отчетные документы.
3. Настройка нового кассового оборудования
Для успешной реализации внутренних процессов потребовалось обновление товарно-кассовой техники. Ранее используемый терминал "Эвотор 7.3" не поддерживал возможность автоматического сбора и обновления данных, из-за чего требовалось ежедневно снимать и подавать в бухгалтерию отчет о продажах.
Специалисты 1С предложили предприятию установить новый терминал POScenter и подключили его напрямую к базе 1С. Теперь каждая продажа сразу отражается в учете, а меню ежедневно обновляется в каждой точке продаж.
Новый терминал упростил работу кассиров благодаря большой плоскости экрана, на котором отражаются позиции меню. Взаимодействовать с сенсорным экраном стало комфортнее, а скорость обработки заказа увеличилась в два раза.
4. Обучение сотрудников работе в новой системе
Завершающим этапом внедрения стало обучение сотрудников по работе в новой программе и кассовом аппарате. Для адаптации к "1С:Управление предприятием общепита" были подготовлены видеоуроки и проведено пошаговое обучение бухгалтера-калькулятора. Также специалисты удаленно обучили технолога создавать технологические карточки в базе.
Результаты
Благодаря переходу на "1С:Управление предприятием общепита", установке нового кассового оборудования и работе программистов предприятию удалось автоматизировать продажу и учет НДС в одном решении. Кроме того, был ускорен процесс составления меню и калькуляции с помощью учета всех точек питания в единой системе 1С в облаке.
Также автоматизация процессов позволила ускорить обслуживание клиентов и ежедневное обновление списка блюд на местах. Помимо этого были решены вопросы маркировки продукции и обучены сотрудники.
Раньше бухгалтер-калькулятор ежедневно тратил часы на составление меню, а теперь он составляет список блюд сразу на неделю. С новым кассовым оборудованием скорость обработки заказов выросла в два раза, что сократило время обслуживания клиентов. Калькуляция и составление меню в столовой колледжа стали быстрее в семь раз благодаря 1С.
"Братский педагогический колледж" успешно адаптировался под новые условия работы и продолжает свою деятельность в соответствии с требованиями законодательства. Компания вовремя нашла своего надежного партнера 1С для перехода на новый уровень. Если вы тоже думаете о повышении качества и эффективности работы компании — команда "1С-Форус" готова помочь", – подчеркнул представитель "1С-Форус".
Компания "1С-Форус" – официальный дистрибьютор фирмы "1С". Переходите по ссылке >>> или пишите нам на почту partner@forus.ru, и мы свяжемся с вами для подбора надежного партнера и внедрения сервиса.
Реклама. Рекламодатель ООО "1С-ФОРУС". Идентификационный номер рекламы: 2W5zFJaG4oa
