ТОМСК, 15 июн – РИА Томск. Туроператор "Фанат Байкала" полностью отказался от бумажных кадровых документов и перешел на электронный документооборот с помощью сервиса "1С:Кабинет сотрудника". Теперь заявления, приказы, расчетные листки и другие документы оформляются удаленно, а подписание занимает несколько минут. Как компания упростила кадровые процессы без визитов в офис – в материале РИА Томск.
Из истории клиента
Туроператор "Фанат Байкала" более 12 лет организовывает путешествия по озеру Байкал. За это время регион посетили свыше 50 тысяч гостей.
В штате туроператора работают 25 человек. При этом кадровыми документами занимается один специалист, который совмещает задачи бухгалтерского и кадрового учета. Такая схема требовала четкой организации процессов, особенно с учетом удаленного формата работы сотрудников.
Неудобство бумажных документов
До перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) компания работала с документами в бумажном виде. Для удаленной команды это создавало постоянные сложности: бухгалтеру приходилось напоминать сотрудникам о документах, ждать приезда руководителей в офис, контролировать наличие подписей, следить за хранением бумаг и вручную проверять, все ли оформлено правильно.
"Если нужно было подписать заявление на отпуск, приходилось ждать. Кто-то не может подъехать, кто-то забыл, кто-то в туре. Все растягивалось на дни", – вспоминает бухгалтер компании.
С ростом числа удаленных сотрудников привычная бумажная схема стала занимать больше времени. Даже простые кадровые действия требовали координации между сотрудником, руководителем и бухгалтером.
Команда решила перейти на кадровый электронный документооборот, чтобы отказаться от сбора подписей на бумаге и ускорить оформление документов без привязки к офису.
Выбор решения для автоматизации
Для перехода на КЭДО компания выбрала сервис "1С:Кабинет сотрудника". Бухгалтер уже была знакома с этим решением: изучала возможности сервиса, читала публикации и понимала, как он может помочь в ежедневной работе.
Решение оказалось удобным для небольшой компании, так как для запуска не требовалось привлекать программиста. Документы формируются в 1С и автоматически отправляются сотрудникам. Руководители и работники видят их в мобильном приложении, а бухгалтер продолжает работать в привычной системе.
"Для нас было важно, чтобы кадровые документы можно было оформлять быстро и удаленно. У сотрудников разный график, многие находятся в поездках, поэтому решение с мобильным приложением оказалось самым удобным", – отмечает представитель компании.
Как проходил переход
В компании отмечают, что адаптация к новому формату прошла быстро. Основные вопросы возникали только в начале, когда сотрудники впервые открывали приложение и разбирались, как отправить заявление или подписать согласие.
Сначала в компании подготовили базу: собрали номера телефонов сотрудников и внесли их в 1С. Затем подключили сервис, приобрели лицензии и настроили обмен. После этого сотрудникам отправили пароли, они установили приложение и вошли в личные кабинеты.
Отдельно сотрудникам показали, как работать в сервисе: где отправлять заявления, как подписывать документы и смотреть расчетные листки. После этого компания полностью перешла на электронные формы. Через мобильное приложение стали оформляться отпуска, приемы, увольнения, согласия на обработку персональных данных, справки 2-НДФЛ и расчетные листки.
Как теперь устроена работа
После внедрения "1С:Кабинета сотрудника" кадровые документы подписываются электронно, а бумажные экземпляры больше не требуются. Сотрудник подает заявление в приложении, документ автоматически попадает в 1С, бухгалтер формирует приказ, а нужные данные подставляются автоматически. Затем руководитель и сотрудник подписывают документ в приложении, после чего он хранится в базе 1С.
Если документ должны согласовать несколько руководителей, процесс проходит автоматически по заданной цепочке. Это особенно удобно для удаленной команды: не нужно ждать личной встречи или передавать документы между участниками процесса.
Система также сообщает коллегам, что сотрудник ушел в отпуск. Благодаря этому команда заранее понимает, кто находится в работе, а кто временно недоступен.
Каждый месяц сотрудники получают расчетные листки в приложении, видят свои начисления и подтверждают ознакомление без личных напоминаний со стороны бухгалтера.
"Сейчас все делается удаленно в приложении: сотрудник подал заявление, руководитель подписал, документ автоматически попал в 1С. Расчетные листки, справки – все в телефоне у сотрудников, быстро и удобно. Даже новые сотрудники удивляются, что кадровые процессы могут быть такими простыми", – делится бухгалтер компании "Фанат Байкала".
Результаты автоматизации
Переход на кадровый электронный документооборот позволил компании ускорить оформление документов и снять с бухгалтера значительную часть рутинной нагрузки. Сотрудникам больше не нужно приезжать в офис ради подписи, а руководителям – подстраивать график под бумажные документы.
В результате компания получила несколько важных результатов:
– сократилось время на оформление кадровых документов;
– снизилась нагрузка на бухгалтера, который раньше вручную контролировал подписи и напоминал сотрудникам о документах;
– документы перестали теряться, так как все хранится в базе 1С;
– сотрудники получили удобный доступ к заявлениям, справкам и расчетным листкам через мобильное приложение;
– кадровые процессы стали прозрачнее для всех участников.
"1С:Кабинет сотрудника" помог компании перевести кадровый документооборот в цифровой формат без сложного внедрения и перестройки привычной работы. Для бизнеса с удаленной командой это стало способом ускорить согласования, сохранить контроль над документами и сделать взаимодействие между сотрудниками, руководителями и бухгалтерией более удобным.
Переведем кадровые документы "в цифру"
Компания "1С-Форус" – официальный дистрибьютор фирмы "1С". Если хотите обеспечить мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам, то переходите по ссылке или пишите нам на почту: partner@forus.ru, и с вами свяжутся для подбора надежного партнера и внедрения решения.
Реклама. Рекламодатель ООО "1С-Форус". Идентификационный номер рекламы: 2W5zFHSrAVo
